Datenschutz

Datenschutzerklärung

Die DOCUsystem GmbH gewährleistet, dass die in ihrem Haus im Auftrag der Auftraggeberin zu verarbeitenden personenbezogenen Daten gemäß § 11 BDSG nur entsprechend den Weisungen der Auftraggeberin verarbeitet werden.

Alle Mitarbeiter von DOCUsystem wurden hinsichtlich des Datenschutzes belehrt und schriftlich auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG verpflichtet. Die Auftraggeberin hat das Recht, durch Stichproben festzustellen, dass die von der Auftragnehmerin eingesetzten Arbeitskräfte, die bei ihr unter Vertrag stehen, Kenntnis von der Datengeheimnisverpflichtung haben und auch von der Auftragnehmerin tatsächlich verpflichtet wurden.

Die Sicherheitsstandards der Auftragnehmerin bestehen in der Sicherung der Netzwerke durch eine proaktive Firewall gegen Angriffe von außen sowie in unternehmensweit implementierten Sicherheitsrichtlinien und Verfahrensanweisungen, zu deren Befolgung sich jeder einzelne Mitarbeiter verpflichtet hat.

Die Auftragnehmerin unterrichtet die Auftraggeberin umgehend bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufes, bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder anderer Unregelmäßigkeiten bei der Kundenbearbeitung.

Die Auftraggeberin behält während des Projektes und auch nach seinem Ablauf die Datenhoheit bezüglich aller zur Verfügung gestellten und während des Projektes von DOCUsystem gewonnenen projektbezogenen Daten. Diese werden der Auftraggeberin nach Abschluss des Projektes weiter- bzw. zurückgegeben oder vernichtet bzw. gem. § 35 Absatz 3 Nr. 3 BDSG gesperrt, sofern dies vereinbart wurde.

Verfahrensverzeichnis

Verfahrensverzeichnis nach §4g (2) BDSG gemäß §4e

1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle

DOCUsystem GmbH

Rudolf-Diesel-Straße 4, 63322 Rödermark, Germany

2. Geschäftsleitung

Jürgen Scheer, Geschäftsführer

3. Leiter der Datenverarbeitung der verantwortlichen Stelle

Ingo Soba

4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Durchführung von Dienstleistungsaufträgen, wie Mailings, Dokumentendruck, Formularscanning, usw. und Dienstleistungen und aller damit verbundenen Nebenleistungen. Durchführung der Speicherung und Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten für eigene Zwecke sowie im Auftrag und Namen der Auftraggeber gemäß den Vereinbarungen des Auftrages.

5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen

Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke im wesentlichen die im folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

Adressen/Daten der verantwortlichen Stelle gem. §11 BDSG Auftragsdatenverarbeitung

Kunden (Adressdaten, einschl. Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Auskünfte, Bankverbindungen)

Interessenten/Nichtkunden (Adressdaten, E-Mail-Daten, Interessengebiete, Angebotsdaten)

Bewerber (im Wesentlichen Bewerbungsdaten, Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikationen, evtl. Vorstrafen)

Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, frühere Mitarbeiter (Vertrags-, Stamm- und Abrechnungsdaten, Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alter von Angehörigen soweit für Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Bankver-bindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertrauten Vermögensgegenstände; Daten zur Personalverwaltung und -steuerung; Arbeitszeiterfassungsdaten sowie Zugangskontrolldaten);

Lieferanten/Dienstleister (Adressdaten; Kontaktkoordinaten; Bankverbindungen, Vertragsdaten; Terminverwaltungsdaten; Abrechnungs- und Leistungsdaten); Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen.

Sonstige Personengruppe: (Terminverwaltungsdaten; Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen so wie der technischen Systeme)

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversiche-rungsträger, Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden).

Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (im Wesentlichen: Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Allgemeine Verwaltung, Vertrieb, Telekommunikation und EDV).

Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG.

Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Unternehmen soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.

Einsatz von Cookies

In einigen Bereichen der Websites setzen wir sogenannte Cookies ein, um Ihnen unsere Leistung individueller zur Verfügung stellen zu können. Cookies sind kleine Datenpakete, die ein Webserver an Ihren Computer senden kann, um ihn für die Dauer des Besuches zu identifizieren. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über die Platzierung von Cookies informiert. So wird der Gebrauch von Cookies für Sie transparent.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der Vertragserfüllung §11 BDSG, erforderlicher Kommunikation sowie anderer im BDSG ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittstaaten; eine solche ist auch nicht geplant.

8. Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahrs den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten genutzt (z.B. im Personalverwaltungsbereich wie z.B. abgelehnten Bewerbungen oder Abmahnungen). Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 5. genannten Zwecke wegfallen.

Verwendung des Facebook Plugins („Like it")

DOCUsystem GmbH verwendet Plugins des sozialen Netzwerkes Facebook. Die Website facebook.com wird von der Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA betrieben. Wenn Sie DOCUsystem.de oder eine andere Webseite unseres Internetauftritts aufrufen, die ein solches Plugin enthält, wird durch Ihren Browser, z.B. Firefox, Internet Explorer, Chrome oder Safari, eine direkte Verbindung mit den Servern von Facebook aufgebaut. Dies gilt auch für den Seitenaufruf von Mobilgeräten, z.B. Smartphones, wie iPhone und Android-Phones, und Tablet-PCs, wie insbesondere das iPad. Facebook erhält die Information, dass von Ihrer IP-Adresse die entsprechende Seite unseres Internet-auftritts aufgerufen wurde. Sind Sie bei Facebook eingeloggt, kann Facebook Sie direkt identifizieren. Wenn Sie mit den Plugins interagieren, zum Beispiel den „Gefällt mir" Button betätigen oder einen Kommentar abgeben, wird die entsprechende Information von Ihrem Browser direkt an Facebook übermittelt und dort gespeichert. Nähere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und der Datenverarbeitung sowie Datennutzung durch Facebook sowie Ihre Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatssphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Facebook.

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DOCUsystem GmbH, Rödermark, den 01. Mai 2012

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